仕事で使えるプロンプトの基本｜4つの要素とコピペで使える型5つ

AIに「メールを書いて」とだけ頼むと、当たり障りのない文章が返ってきます。ところが、誰に・何のために・どんな条件で・どんな形でを伝えるだけで、そのまま使える答えに近づきます。

この記事では、仕事でAIに頼むときのプロンプト（指示文）の基本と、コピーしてすぐ使える型を紹介します。ChatGPT、Claude、Gemini、Copilotのどれでも使えます。

プロンプトに入れる4つの要素

要素	伝えること	例
役割	AIにどの立場で考えてほしいか	「あなたは経験豊富な営業担当です」
目的	何のために、誰に向けた成果物か	「取引先への日程調整のお願いメール」
条件	守ってほしいこと、避けてほしいこと	「300字以内」「敬語」「候補日を3つ入れる」
出力形式	どんな形で返してほしいか	「件名と本文に分けて」「表にして」

4つすべてが必要なわけではありませんが、目的と出力形式を入れるだけでも、答えの質ははっきり変わります。

材料は指示と分けて貼る

要約や整理を頼むときは、指示と材料（元の文章・メモ）を分けると、AIが取り違えにくくなります。「###」や「—」などの区切りを入れるか、「以下の会議メモを〜」と前置きしてから貼り付けましょう。

コピペで使える型5つ

【】の部分を自分の内容に書き換えて使ってください。

1. メールの返信文

あなたは丁寧で簡潔な文章を書くビジネスパーソンです。
以下のメールへの返信文を書いてください。

# 伝えたいこと
【例：提案された日程はすべて都合が悪いので、来週の別日を提案したい】

# 条件
・相手は【取引先の部長】なので、失礼のない敬語にする
・300字以内
・件名と本文に分けて出力する

# 受け取ったメール
【ここにメール本文を貼り付け】

2. 会議メモの整理

以下の会議メモを整理してください。

# 出力形式
1. 決定事項（箇条書き）
2. ToDo（表形式：担当者／内容／期限）
3. 次回までに確認が必要なこと

# 条件
・メモに書かれていないことは推測で補わない
・担当者や期限が不明なものは「未定」と書く

# 会議メモ
【ここにメモや文字起こしを貼り付け】

「推測で補わない」という条件を入れておくと、AIがもっともらしい内容を付け足すのを防げます。

3. 資料・提案書の構成案

あなたは【中小企業向けのコンサルタント】です。
【例：社内でAIツールを導入するための提案書】の構成案を作ってください。

# 読み手
【例：ITにくわしくない社長】

# 目的
【例：月額費用を払ってでも導入する価値があると判断してもらう】

# 出力形式
・スライド10枚程度の構成
・各スライドのタイトルと、入れるべき内容を2〜3行で

4. 文章の校正・言い換え

以下の文章を校正してください。

# 条件
・誤字脱字、文法の誤り、わかりにくい表現を直す
・内容や主張は変えない
・修正した箇所と理由を、最後に箇条書きで示す

# 文章
【ここに文章を貼り付け】

5. 比較表の作成

【例：会計ソフト3社】を比較する表を作ってください。

# 比較したい項目
【例：月額料金、無料期間、対応している機能、サポート体制】

# 条件
・確実でない情報は「要確認」と書く
・表の下に、選ぶときのポイントを3つ書く

比較表は便利ですが、料金や仕様はAIの情報が古いことがあります。最後は必ず公式サイトで確認しましょう。

答えがいまいちなときの直し方

一度で理想の答えが出なくても、最初からやり直す必要はありません。同じ会話の中で、追加の指示を出すほうが早く仕上がります。

• 「もっと短く。半分の長さにして」
• 「もう少しやわらかい言い方にして」
• 「3案出して、それぞれの違いも教えて」
• 「この部分の根拠は？ 不確かなら不確かと書いて」

使うときに気をつけたいこと

• 機密情報や個人情報は入力しない：会社のルールを確認してから使いましょう
• 事実は必ず確認する：AIはもっともらしい誤りを書くことがあります。数字・日付・固有名詞・法律に関わる内容は特に注意
• そのまま送らない：社外に出す文章は、自分の言葉として読み直してから使いましょう

会社でAIを使い始めるときのルールづくりは、小さな会社がAIを業務に取り入れる5ステップで紹介しています。

まとめ

• プロンプトは「役割・目的・条件・出力形式」の4つで組み立てる
• 材料は指示と分けて貼り、「推測で補わない」などの条件で精度を上げる
• 一度で決めず、追加の指示で直していく
• うまくいった頼み方は保存して、自分や社内の「型」にする